Mikä on roolisi?
Jokaisella roolilla on omat syynsä sopimusten hallintaan.
Sopimushallinta ei ole vain oikeudellinen kysymys — se vaikuttaa talouteen, IT:hen, vaatimustenmukaisuuteen ja liiketoiminnan johtamiseen. Valitse roolisi ja katso, miten Tagd ratkaisee juuri sinun haasteesi.
Varmista, että jokainen euro sopimuksissanne pitää paikkansa.
CFO:na vastaat yrityksen talouden tarkkuudesta ja ennustettavuudesta. Mutta ilman sopimusten hallintaa kustannukset ja tulot jäävät tutkan alle — puuttuvat laskut, virheelliset indeksitarkistukset ja sopimukset, jotka uusiutuvat automaattisesti.
Yleiset haasteet
Sopimusarvot eivät täsmää kirjanpidon kanssa
Sopimus sanoo yhtä, lasku toista. Ilman järjestelmien yhteyttä poikkeamat huomataan liian myöhään.
Irtisanomisaikojen ylitykset
Ei-toivotut uusinnat maksavat kymmeniätuhansia vuodessa — rahaa, joka olisi voitu neuvotella uudelleen.
Virheelliset indeksitarkistukset ja kaksinkertaiset maksut
Toimittajat muuttavat hintoja, mutta ilman sopimusyhteyttä kukaan ei tiedä, onko se oikein.
Ei yhteyttä sopimusten ja taloushallintojärjestelmän välillä
Tieto on kahdessa siilossa — sopimus kansiossa, lasku ERP:ssä. Kukaan ei näe kokonaiskuvaa.
Miten Tagd ratkaisee sen
Tagd synkronoi sopimusarvot taloushallintojärjestelmäänne, valvoo kaikki päivämäärät automaattisesti ja merkitsee poikkeamat ennen kuin ne maksavat rahaa. Näette tarkalleen, mitkä sopimukset tuottavat tuloa, mitkä maksavat — ja missä vuotaa.
laskujen ja sopimusten vastaavuus
unohtuneita irtisanomispäivämääriä
vähemmän manuaalista työtä
Täydellinen yleiskatsaus sopimussalkkuunne — reaaliajassa.
Hallitus kysyy riskialtistuksesta. Tilintarkastaja haluaa nähdä kaikki toimittajasopimukset. Potentiaalinen ostaja tarvitsee täydellisen sopimuskuvan. Ilman sopimushallintajärjestelmää vastausten keräämiseen menee viikkoja.
Yleiset haasteet
Ei yhtenäistä kuvaa yrityksen sopimussalkusta
Sopimukset ovat hajallaan osastoilla, sähköposteissa ja jaetuissa kansioissa. Kenelläkään ei ole kokonaiskuvaa.
Yrityskauppoissa kaikkien sopimusten kerääminen vie viikkoja
Due diligence -prosessit hidastuvat, kun sopimuksia on etsittävä manuaalisesti.
Mahdotonta vastata nopeasti hallituksen riskikysymyksiin
Kysymykset kuten 'Mitä sopimuksia meillä on toimittaja X:n kanssa?' vaativat päivien tutkimusta.
Change-of-control-lausekkeet, jotka jäävät huomaamatta
Omistajamuutoksissa lausekkeet voivat laueta, jotka edellyttävät vastapuolen hyväksyntää — jos ne jäävät huomaamatta, sopimukset voivat päättyä.
Miten Tagd ratkaisee sen
Reaaliaikainen yleiskatsaus koko sopimussalkkuun riskinmittareineen, päättymiskalentereineen ja hallitusvalmiine raportteineen. Yksi painallus — koko kuva.
viikkojen sijaan DD:hen
salkkuyleiskatsaus
sopimuksista digitoitu
Lopeta sopimusten jahtaaminen — anna niiden tulla luoksesi.
Tiedät, että sopimushallinta on tärkeää. Mutta työkalut eivät riitä. Excel kadottaa versioita, sähköpostit katoavat, ja jokainen määräaika vaatii manuaalista seurantaa. Se ei ole kestävää.
Yleiset haasteet
Satoja sopimuksia hajallaan sähköposteissa, kansioissa ja järjestelmissä
Tiedät, että sopimus on olemassa — mutta missä? Ja mikä versio on viimeisin?
Metatietojen manuaalinen syöttö vie tunteja
Jokainen sopimus vaatii lukemista, kopiointia ja liittämistä. Yhä uudelleen.
Oikean version löytäminen aikapaineen alla on vaikeaa
Kollega tarvitsee sopimuksen NYT. Kaivat kansioita ja sähköposteja.
Jokaista määräaikaa on seurattava manuaalisesti
Kalenterimuistutukset ja Excel — yksi unohdus ja sopimus uusiutuu ei-toivotusti.
Miten Tagd ratkaisee sen
Tekoäly poimii metatiedot, valvoo päivämäärät ja tarjoaa haettavan tietokannan kaikista sopimuksista — minuuteissa päivien sijaan. Ei enää manuaalista syöttöä, ei enää jahtaamista.
vähemmän aikaa tietojen syöttöön
latauksesta haettavaksi
unohtuneita määräaikoja
Hae, tarkastele ja vertaa lausekkeita — sekunneissa.
Lakiosasto tarvitsee kykyä hakea koko sopimussalkun laajuisesti: missä sopimuksissa on kilpailukieltolausekkeita? Mistä toimittajasopimuksista puuttuu vastuunrajoitus? Ilman sopimushallintajärjestelmää jokainen tällainen kysymys vaatii manuaalista läpikäyntiä.
Yleiset haasteet
Ei yleiskuvaa lausekkeista koko sopimussalkun laajuisesti
Kaikkien tietyn lauseketyypin sisältävien sopimusten löytäminen vaatii jokaisen sopimuksen avaamista ja lukemista.
Vaikea varmistaa toimintaperiaatteiden noudattaminen
Uudet toimintaperiaatteet vaativat kaikkien olemassa olevien sopimusten tarkistamista — mutta kenellä on aikaa?
Sääntelyn muutokset vaativat manuaalista läpikäyntiä
GDPR, NIS2, uudet toimialavaatimukset — mihin sopimuksiin ne vaikuttavat?
Riski epäedullisten ehtojen automaattisesta uusiutumisesta
Sopimus huonoilla ehdoilla uusiutuu, koska kenelläkään ei ollut aikaa toimia.
Miten Tagd ratkaisee sen
Hae, suodata ja tarkastele lausekkeita koko sopimussalkun laajuisesti — sekunneissa viikkojen sijaan. Merkitse ja luokittele nopeaa toimintaperiaatteiden seurantaa varten.
lausekehakuun
sopimuksista tarkastettu
riskienhallinta
Täysi näkyvyys toimittajasopimuksiin, SLA-sopimuksiin ja lisensseihin.
IT-osasto hallinnoi satoja sopimuksia: lisenssisopimuksia, SLA-sopimuksia, tukisopimuksia, pilvipalveluita. Ilman kokonaiskuvaa riskeeraatte maksavanne lisensseistä, joita ette käytä — tai unohtavanne SLA-uusinnan.
Yleiset haasteet
SLA-sopimuksia ja tukisopimuksia ei seurata järjestelmällisesti
Palvelutasoja on noudatettava, mutta kukaan ei vertaa sopimuksia toteutuneeseen toimitukseen.
Lisenssisopimukset vastaavat harvoin todellista käyttöä
Maksatte 500 lisenssistä mutta käytätte 200. Tai toisinpäin — ja rikotte sopimusta.
Tietoturvavaatimukset toimittajasopimuksissa ovat epäselviä
Millä toimittajilla on pääsy henkilötietoihin? Mitkä sopimukset täyttävät vaatimuksenne?
Ei keskitettyä yleiskuvaa IT-sopimuksista
Sopimuksia hallinnoivat eri tiimit — käyttö, kehitys, hankinta. Kenelläkään ei ole kokonaiskuvaa.
Miten Tagd ratkaisee sen
Täysi näkyvyys kaikkiin toimittajasopimuksiin, SLA-sopimuksiin ja lisensseihin — automaattisilla muistutuksilla ja lausekehaulla. Yhdistä CMDB- tai ITSM-järjestelmäänne API:n kautta.
yleiskuva kaikista IT-sopimuksista
SLA-valvonta
integraatio järjestelmiinne
Neuvottele ennakoivasti — ei reaktiivisesti.
Hankinnan on varmistettava parhaat ehdot. Mutta jos ette tiedä, mitkä sopimukset päättyvät ensi neljänneksellä, mitkä hinnat ovat voimassa, tai mitä toimittajia voitte yhdistää — neuvottelette pimeässä.
Yleiset haasteet
Vanhat sopimusversiot elävät edelleen
Kukaan ei tiedä, mitkä hinnat todella pätevät. Toimittaja laskuttaa yhden version mukaan, te viittaatte toiseen.
Sopimukset uusiutuvat automaattisesti ilman hintatarkistusta
Toimittajasopimukset jatkuvat automaattisesti ilman ehtojen kyseenalaistamista.
Vaikea vertailla ehtoja toimittajien välillä
Ehtojen kokoaminen eri toimittajilta vaatii manuaalista tiedonkeruuta.
Indeksilausekkeet menevät huomaamatta ohi
Indeksiin perustuvat hinnanmuutokset tapahtuvat ilman, että kukaan tarkistaa niiden oikeellisuutta.
Miten Tagd ratkaisee sen
Kaikki toimittajasopimukset hintoineen, ehtoineen ja päättymispäivineen yhdessä paikassa — jotta hankinta voi neuvotella ennakoivasti reaktiivisuuden sijaan. Vertaa ehtoja, yhdistä toimittajia ja säästä rahaa.
hintavertailu toimittajakohtaisesti
neuvottelu ennen päättymistä
toimittajakannasta