5 merkkia siita etta sopimustenhallinanne maksaa teille rahaa

Useimmat yritykset tietavat etta niiden sopimustenhallinta ei ole taydellista. Mutta harvat tajuavat kuinka paljon se todellisuudessa maksaa — aikana, rahana ja menetettyina mahdollisuuksina. Tassa viisi varoitusmerkkia joihin kannattaa kiinnittaa huomiota.

1. Olette jaaneet huomaamatta irtisanomispaivan viimeisen vuoden aikana

Sita tapahtuu useammin kuin luulisi. Sopimus uusiutuu automaattisesti 12 kuukaudella koska kukaan ei valvonut irtisanomispaivaa. Yhtakkia olette sidottuja sopimukseen jota ette enaa halua — tai ehtoihin jotka olisitte voineet neuvotella paremmin.

2. Ette tieda tarkalleen kuinka monta aktiivista sopimusta teilla on

Jos vastaus kysymykseen "kuinka monta sopimusta meilla on?" on "noin" tai "riippuu mita lasketaan", niin teilla ei ole perustason yleiskuvaa. Ilman tarkkaa lukumaaraa on mahdotonta tietaa mita maksatte, mita olette velkaa ja mitka riskit kannatte.

3. Sopimukset ovat eri paikoissa

Sahkopostilaatikot, jaetut kansiot, tyopoydanlaatikot, lakiosaston palvelin ja taloushallinnon kansiot. Kun sopimukset ovat hajallaan useissa paikoissa, niita on mahdoton etsia, vertailla tai valvoa tehokkaasti.

4. Teilla on paallekkaisia tai ristiriitaisia sopimuksia

Ilman keskitettyja rekisteria uusia sopimuksia allekirjoitetaan tarkistamatta onko saman vastapuolen kanssa jo voimassa oleva sopimus. Tuloksena voi olla kaksinkertaiset kustannukset tai ristiriitaiset ehdot.

5. Joudutte kyselemaan kollegoilta tietojen loytemiseksi

"Tiedatko missa meilla on sopimus X:n kanssa?" Jos tata kysymysta esitetaan saannollisesti organisaatiossanne, se maksaa aikaa joka kerta. Kun tallasia kysymyksia on 10 viikossa ja jokaisen ratkaiseminen vie 15 minuuttia, menetatte yli 100 tuntia vuodessa — pelkastaan asiakirjojen etsimiseen.

"Tiesimme etta meilla oli ongelmia, mutta luulimme niiden olevan hallittavissa. Kun laskimme kustannukset, olimme jarkyttyneita."

Mita voitte tehda asialle

Hyva uutinen on etta kaikki viisi yllaolevaa ongelmaa voidaan ratkaista yhdella askeleella: keratkaa kaikki sopimukset yhteen paikkaan ja antakaa tekoalyn jasennella ne puolestanne. Tagdin avulla kaaoksesta tayteen yleiskuvaan menee yksi paiva.