Kuinka monta virheellista toimittajalaskua maksatte tietamattanne?

Useimmat yritykset luottavat siihen etta toimittajalaskut pitavat paikkansa. Mutta tutkimukset osoittavat etta jopa 3 % kaikista laskuista sisaltaa virheita — vaaria hintoja, tuplalaskutusta tai sopimukseen kuulumattomia maksuja.

Miksi nain tapahtuu useammin kuin luulette

Ongelma on harvoin tahallinen. Kyse on monimutkaisuudesta. Puitesopimukset joissa on satoja hintariveja, vuosittain tarkistettavat indeksiehot, lisasopimukset jotka unohtuvat. Kun mitkaan jarjestelmat eivat vertaa laskuja sopimuksiin, poikkeamien havaitseminen ajoissa on mahdotonta.

Kolme yleista skenaariota

• ⚠ Hintoja ei ole paivitetty — neuvottelitte hinnan alas, mutta vanhaa hinnastoa kaytetaan edelleen
• ⚠ Paljon pienia laskuja puitesopimusten alla — satoja 5 000–15 000 kruunun laskuja joita kukaan ei tarkista erikseen, mutta jotka yhteensa muodostavat merkittavia summia
• ⚠ Paattyneita sopimuksia laskutetaan edelleen — sopimus paattyi, mutta laskut tulevat edelleen

Mita se maksaa kaytannossa

Keskikokoiselle yritykselle jolla on 500 toimittajalaskua kuukaudessa ja keskimaarainen laskun arvo 25 000 kruunua, 3 % virheprosentti tarkoittaa mahdollista ylimaaraista kustannusta 4,5 miljoonaa kruunua vuodessa. Ei yhtena suurena virheena, vaan tasaisena virtana pienia virheita joita ei koskaan havaita.

"Luulimme etta meilla on asiat hallinnassa. Sitten yhdistimme Tagdin kirjanpitojarjestelmaamme ja loysimme yli 200 000 kruunun poikkeamat pelkastaan ensimmaisena kuukautena."

Ratkaisu: automaattinen tarkistus

Yhdistamalla kirjanpitojarjestelmanne Tagdiin voitte automaattisesti verrata toimittajalaskuja sopimuksiinne. Jarjestelma merkitsee poikkeamat — vaarien hinnat, odottamattomat erat ja laskut joilla ei ole sopimusperustetta.

Se ei vaadi manuaalista lapikayntia. Saatte listan poikkeamista joihin reagoida, lajiteltuna summan ja prioriteetin mukaan.