Sopimushallinta kiinteistoeyhtioeissae: 5 haastetta ja miten ne ratkaistaan

Kiinteistoyhtioet hallitsevat ainutlaatuista yhdistelmaeae sopimustyyppejae: vuokrasopimuksia, hallintosopimuksia, urakkasopimuksia, toimittajasopimuksia ja palvelusopimuksia. Volyymi on suuri ja virheiden seuraukset voivat olla merkittaevia.

1. Satoja vuokrasopimuksia erilaisilla ehdoilla

Kiinteistoyhtioellae jolla on 50 kiinteistoae voi olla 500–2 000 aktiivista vuokrasopimusta, joista jokaisessa on ainutlaatuiset ehdot vuokralle, indeksoinnille, lisille ja irtisanomiselle. Kaikkien naeiden manuaalinen seuranta on kaytaennoessae mahdotonta.

Ratkaisu: Automaattinen kaikkien ehtojen poiminta ja keskitetty seuranta muistutuksilla jotka perustuvat kunkin sopimuksen erityisiin irtisanomisehtoihin.

2. Indeksilausekkeet joita ei seurata

Useimmat vuokrasopimukset sisaeltaevaet kuluttajahintaindeksiin perustuvia indeksilausekkeita. Mutta seurataanko niitae todella? Kokemuksemme osoittaa ettae monet kiinteistoyhtioet eivaet sovella indeksointia ajoissa, mikae voi tarkoittaa satojen tuhansien kruunujen menetettyjae tuloja vuodessa.

3. Toimittajasopimukset ilman yleiskuvaa

Kiinteistoenhoito vaatii pitkaeae listaa toimittajia: siivous, kunnossapito, hissit, paloturvallisuus, saehkoe, LVI ja paljon muuta. Ilman keskeistae yleiskuvaa on vaikea tietaeae mitkae sopimukset ovat voimassa, mitae ne maksavat ja ovatko ehdot edelleen kilpailukykyisiae.

4. Puutteellinen jaeljitettaevyys kaupoissa

Kiinteistoejae ostettaessa tai myytaessae kaikki niihin liittyvaet sopimukset on tunnistettava ja siirrettaevaee. Ilman jaerjestelmaellistae jaerjestelmaeae on riski ettae sopimuksia jaeae huomaamatta — tai ettae siirretaeaen sopimuksia jotka olisi pitaenyt irtisanoa.

5. Eri jaerjestelmaet ja kaytaennoet hallinta-alueittain

Suurilla kiinteistoeyhtioeillae on usein eri kaytaennoet eri alueilla tai liiketoiminta-alueilla. Taemae tekee kokonaiskuvan saamisesta ja ehtojen vertaamisesta kiinteistojen vaelillae vaikeaa.

"Kiinteistoyhtioena meillae on tuhansia sopimuksia. Niiden kaikkien saaminen yhteen paikkaan automaattisella seurannalla oli kaeanteentekevaeae."

Nain paeaesette alkuun

Ensimmaeinen askel on keraetae kaikki sopimukset — vuokrasopimukset, toimittajasopimukset ja hallintosopimukset — yhteen paikkaan. Tagd kaesittelee volyymin ja poimii kaiken olennaisen tiedon automaattisesti, olivatpa sopimukset skannattuja PDF-tiedostoja tai Word-asiakirjoja.