Avtalshantering i fastighetsbolag: 5 utmaningar och hur ni löser dem

Fastighetsbolag hanterar en unik blandning av avtalstyper: hyresavtal, förvaltningsavtal, entreprenadavtal, leverantörsavtal och serviceavtal. Volymen är hög och konsekvenserna av missar kan vara betydande.

1. Hundratals hyresavtal med olika villkor

Ett fastighetsbolag med 50 fastigheter kan ha 500–2 000 aktiva hyresavtal, vart och ett med unika villkor för hyra, index, tillägg och uppsägning. Att manuellt bevaka alla dessa är praktiskt omöjligt.

Lösningen: Automatisk extraktion av alla villkor och centraliserad bevakning med påminnelser baserade på varje avtals specifika uppsägningsvillkor.

2. Indexklausuler som inte följs upp

De flesta hyresavtal innehåller KPI-baserade indexklausuler. Men följs de verkligen upp? Vår erfarenhet visar att många fastighetsbolag missar att tillämpa index i tid, vilket kan innebära hundratusentals kronor i uteblivna intäkter per år.

3. Leverantörsavtal utan överblick

Fastighetsdrift kräver en lång rad leverantörer: städ, underhåll, hiss, brand, el, VVS och mer. Utan central överblick är det svårt att veta vilka avtal som löper, vad de kostar och om villkoren fortfarande är marknadsmässiga.

4. Bristande spårbarhet vid transaktioner

Vid köp eller försäljning av fastigheter behöver alla tillhörande avtal identifieras och överföras. Utan ett strukturerat system riskerar man att missa avtal — eller att överlåta avtal som borde ha sagts upp.

5. Olika system och rutiner per förvaltningsområde

Stora fastighetsbolag har ofta olika rutiner i olika regioner eller affärsområden. Det gör det svårt att få en samlad bild och jämföra villkor mellan fastigheter.

"Som fastighetsbolag har vi tusentals avtal. Att få dem alla på ett ställe med automatisk bevakning var en gamechanger."

Så kommer ni igång

Steg ett är att samla alla avtal — hyresavtal, leverantörsavtal och förvaltningsavtal — på ett ställe. Tagd hanterar volymen och extraherar all relevant information automatiskt, oavsett om avtalen är skannade PDF:er eller Word-dokument.