Ordlista för avtalshantering

Ordlista för avtalshantering och CLM (Contract Lifecycle Management) i Norden. Här förklarar vi de vanligaste begreppen kring avtal, e-signering, förnyelsebevakning och dataskydd på ett neutralt och begripligt sätt. Definitionerna är skrivna för dig som arbetar med juridik, ekonomi eller inköp och vill ha en gemensam terminologi att utgå från.

Avtalshantering: Det samlade arbetet med att skapa, granska, lagra, följa upp och förnya en organisations avtal. Syftet är att ha kontroll över rättigheter och skyldigheter genom hela avtalets livslängd, inte bara vid undertecknandet.
CLM (Contract Lifecycle Management): Engelsk term för avtalshantering genom hela livscykeln, ofta använd om de system som stödjer arbetet. Ett CLM-system hanterar vanligtvis stegen från utkast och förhandling till signering, lagring, bevakning och förnyelse.
Avtal: En rättsligt bindande överenskommelse mellan två eller flera parter om vad var och en åtar sig. Ett avtal anger typiskt parter, omfattning, pris, löptid och villkor för uppsägning eller förnyelse.
Förnyelsebevakning: Att hålla reda på när avtal går mot förnyelse eller utlöpande och påminna i god tid innan beslut måste fattas. Bevakningen ska säkerställa att ingen oönskad förlängning sker och att möjligheten att omförhandla inte missas.
Uppsägningstid: Den tid som måste löpa mellan att en part säger upp ett avtal och att avtalet faktiskt upphör. Missas tidsfristen förlängs avtalet ofta automatiskt för en ny period.
Motpartsregister: En samlad förteckning över de kunder, leverantörer och andra parter som organisationen har avtal med. Registret gör det möjligt att se alla avtal kopplade till en viss motpart och få överblick över det totala engagemanget.
E-signering: Att underteckna ett avtal elektroniskt i stället för med penna på papper. E-signering ger ofta spårbarhet kring vem som signerat och när, och kan kopplas till olika nivåer av identifiering.
eIDAS: EU-förordningen som reglerar elektronisk identifiering och betrodda tjänster, inklusive e-signaturer, på den inre marknaden. eIDAS delar in elektroniska signaturer i tre nivåer: enkel, avancerad och kvalificerad.
QES (kvalificerad elektronisk signatur): Den högsta nivån av elektronisk signatur enligt eIDAS, baserad på ett kvalificerat certifikat och en kvalificerad signaturframställningsanordning. En QES har inom EU samma rättsliga verkan som en handskriven underskrift.
BankID-signering: Att signera ett avtal med svenskt BankID, en elektronisk legitimation som de flesta i Sverige har via sin bank. Signeringen knyter underskriften till en identifierad person och är mycket vanlig i nordiska avtalsflöden.
GDPR i avtal: De krav som dataskyddsförordningen ställer på avtal där personuppgifter behandlas. När en motpart hanterar personuppgifter för er räkning krävs vanligtvis ett personuppgiftsbiträdesavtal som reglerar syfte, lagring och säkerhet.
Single-tenant: En driftmodell där varje kund får en egen, avskild instans av systemet i stället för att dela databas med andra kunder. Modellen ger tydligare dataisolering, vilket ofta efterfrågas vid hantering av känsliga avtal.
Avtalsarkiv: En central, sökbar plats där organisationens alla avtal lagras tillsammans med tillhörande metadata. Ett gemensamt avtalsarkiv ersätter spridda mappar och e-postkorgar och gör avtalen åtkomliga för dem som behöver dem.
Metadata-extrahering: Att automatiskt läsa ut nyckeluppgifter ur ett avtal, till exempel parter, datum, belopp, löptid och uppsägningsvillkor. Extraheringen gör avtalen sökbara och möjliggör bevakning utan att någon manuellt knappar in fälten.
Obligationer och åtaganden: De konkreta skyldigheter som ett avtal lägger på parterna, exempelvis leveranser, betalningar, rapportering eller servicenivåer. Att hålla reda på åtagandena är centralt för att inte bryta mot avtalet eller missa det man har rätt till.
Revisionslogg: En kronologisk och oföränderlig registrering av vem som gjort vad i systemet och när. Revisionsloggen ger spårbarhet vid granskning och hjälper till att visa att avtal och uppgifter har hanterats korrekt.
Avtalsklausul: En enskild bestämmelse i ett avtal som reglerar en viss fråga, till exempel ansvar, sekretess, force majeure eller tvistlösning. Klausuler kan återanvändas mellan avtal och samlas ofta i standardiserade mallar.
Automatisk förnyelse: Ett avtalsvillkor som innebär att avtalet förlängs automatiskt för en ny period om ingen part säger upp det före en viss tidpunkt. Villkoret är vanligt i abonnemang och leverantörsavtal och kräver aktiv bevakning för att undvika oönskade förlängningar.
Avtalslivscykel: De faser ett avtal går igenom från första utkast till att det löper ut eller avslutas. Faserna omfattar vanligtvis utformning, förhandling, signering, lagring, uppföljning och förnyelse eller avslut.
Avtalsmall: Ett färdigt standarddokument med godkänd text och klausuler som används som utgångspunkt för nya avtal. Mallar gör avtalsskrivandet snabbare och mer enhetligt och minskar risken för avvikande eller felaktiga villkor.
Avtal-mot-faktura-avstämning: Att jämföra inkommande och utgående fakturor mot vad som faktiskt står i avtalet. Avstämningen hjälper ekonomifunktionen att fånga missad fakturering, glömda prisökningar och leverantörsfakturor som inte stämmer med avtalet.
Nollberöringsonboarding: Att få in befintliga avtal i systemet utan manuell inmatning, genom att ladda upp dokumenten och låta AI läsa ut uppgifterna. Tillvägagångssättet sänker tröskeln för att komma igång eftersom ingen behöver registrera avtalen för hand.

Vill ni se Tagd i praktiken?

Demo →