De tre dolda kostnaderna i era leverantörsavtal

Ni förhandlade ett bra avtal. Priset var rätt, villkoren rimliga. Men 18 månader senare betalar ni betydligt mer än ni förväntade er. Vad hände?

1. Indexklausuler som tickar på i det tysta

De flesta leverantörsavtal innehåller en indexklausul som tillåter årliga prisökningar baserat på KPI eller annan indexering. I sig är det rimligt — men när inflationen är hög kan dessa klausuler ge 5–10 % prisökning per år utan att ni aktivt godkänt det.

Vad ni kan göra: Identifiera alla avtal med indexklausuler och utvärdera om den faktiska prisökningen är rimlig. I många fall kan ni förhandla ett tak eller en alternativ indexeringsmodell.

2. Automatiska tilläggsavgifter

Setup-avgifter, licensavgifter för tilläggsanvändare, supportpaket och integrationsavgifter. Dessa dyker ofta upp som separata poster på fakturan — poster som inte alltid är tydligt reglerade i huvudavtalet.

Vad ni kan göra: Matcha varje fakturerad post mot avtalet. Om en post saknar avtalsstöd har ni rätt att bestrida den.

3. Volymrabatter som aldrig aktiveras

Ni förhandlade en volymrabatt vid ett visst tröskelvärde. Men ingen följer upp om tröskeln uppnåtts. Resultatet: ni betalar fullt pris trots att ni kvalificerat er för rabatt.

Vad ni kan göra: Koppla er avtalsdata mot faktisk inköpsvolym och flagga när rabattgränser passeras.

"Vi hade volymrabatter i tre avtal som aldrig aktiverats. Det handlade om nästan 150 000 kr per år som vi hade rätt till men aldrig fick."

Sammanfattning

Dessa tre dolda kostnader — indexklausuler, tilläggsavgifter och orealiserade rabatter — förekommer i de flesta leverantörsportföljer. Genom att systematiskt granska era avtal och matcha dem mot faktiska fakturor kan ni identifiera besparingar på 5–15 % av era totala inköpskostnader.