Slik importerer dere 500 avtaler pa en dag — uten at det blir kaos

Det vanligste hinderet for a begynne med et contract management system er frykten for migreringen. "Vi har tusenvis av avtaler overalt — det kommer til a ta uker." I praksis tar det som regel en dag.

Steg 1: Samle alt dere har

Begynn med a identifisere hvor avtalene deres finnes. Typisk dreier det seg om 3–5 steder: en delt mappe, e-postbokser, et eldre dokumenthandteringssystem, fysiske permer og kanskje et Excel-register. Dere trenger ikke sortere eller organisere — bare samle.

Steg 2: Last opp i bulk

Tagd tar imot dokumenter i alle vanlige formater — PDF, Word, skannede dokumenter, bilder av avtaler. Dere kan laste opp hundrevis av filer samtidig. AI-en begynner umiddelbart a analysere og klassifisere hvert dokument.

Steg 3: AI gjor det tunge arbeidet

I lopet av minutter har AI-en trukket ut metadata fra hver avtale: parter, belop, lopetider, oppsigelsesfrister og nøkkelvilkar. Selv eldre avtaler handteres — AI-en forstar gamle firmanavn, identifiserer personer som har byttet rolle og foreslar gjeldende avtaleperioder basert pa den opprinnelige perioden.

• ✓ Gamle firmanavn — AI-en matcher historiske navn mot navarende selskapsstruktur
• ✓ Personbytter — foreslar hvem som bor erstatte en kontaktperson som har sluttet
• ✓ Avtaleperioder — beregner gjeldende periode basert pa startdato og fornyelsesvilkar

Steg 4: Prioriter det viktigste

Etter import hjelper Tagd dere med a fokusere pa de rette tingene. Systemet identifiserer hvilke avtaler som krever umiddelbar oppmerksomhet — avtaler som snart utloper, avtaler med hoy verdi uten overvakning og avtaler med manglende informasjon.

Dere trenger ikke fikse alt pa en gang. Tagd lager en prioritert liste basert pa verdi og hastegrad, slik at dere kan jobbe gjennom den i deres eget tempo.

"Vi lastet opp 600 avtaler pa formiddagen. Ved lunsj hadde vi en komplett, sokbar avtalsdatabase med automatiske paminnelser. Det tok fire timer."

Vanlige sporsmal om import

Ma alle dokumenter vare digitale?

Nei. Dere kan skanne fysiske avtaler med telefonen og laste dem opp. AI-en handterer skannede dokumenter med samme presisjon som digitale.

Hva skjer med var eksisterende Excel-liste?

Dere kan importere den parallelt. Tagd matcher data fra Excel mot de opplastede dokumentene og beriker postene med informasjon som mangler i listen.

Kan vi importere trinnvis?

Absolutt. Dere kan begynne med de viktigste avtalene og legge til flere etter hvert. Systemet vokser med dere.