Avtalehaandtering i eiendomsselskaper: 5 utfordringer og hvordan dere loeser dem

Eiendomsselskaper haandterer en unik blanding av avtaletyper: leieavtaler, forvaltningsavtaler, entrepriseavtaler, leverandoeravtaler og serviceavtaler. Volumet er hoeyt og konsekvensene av feil kan vaere betydelige.

1. Hundrevis av leieavtaler med ulike vilkaar

Et eiendomsselskap med 50 eiendommer kan ha 500–2 000 aktive leieavtaler, hver med unike vilkaar for leie, indeksering, tillegg og oppsigelse. Aa manuelt overvaake alle disse er praktisk talt umulig.

Loesningen: Automatisk ekstraksjon av alle vilkaar og sentralisert overvaaking med paaminnelser basert paa hver avtales spesifikke oppsigelsesvilkaar.

2. Indeksklausuler som ikke foelges opp

De fleste leieavtaler inneholder KPI-baserte indeksklausuler. Men foelges de faktisk opp? Vaar erfaring viser at mange eiendomsselskaper ikke klarer aa anvende indeksering i tide, noe som kan bety hundretusener av kroner i tapte inntekter per aar.

3. Leverandoeravtaler uten oversikt

Eiendomsdrift krever en lang rekke leverandoerer: renhold, vedlikehold, heis, brann, elektrisitet, VVS og mer. Uten sentral oversikt er det vanskelig aa vite hvilke avtaler som loeper, hva de koster og om vilkaarene fortsatt er konkurransedyktige.

4. Mangelfull sporbarhet ved transaksjoner

Ved kjoep eller salg av eiendommer maa alle tilhoerende avtaler identifiseres og overfores. Uten et strukturert system risikerer man aa gaa glipp av avtaler — eller aa overfore avtaler som burde vaert sagt opp.

5. Ulike systemer og rutiner per forvaltningsomraade

Store eiendomsselskaper har ofte ulike rutiner i ulike regioner eller forretningsomraader. Det gjoer det vanskelig aa faa et samlet bilde og sammenligne vilkaar mellom eiendommer.

"Som eiendomsselskap har vi tusenvis av avtaler. Aa faa dem alle paa ett sted med automatisk overvaaking var en gamechanger."

Slik kommer dere i gang

Steg én er aa samle alle avtaler — leieavtaler, leverandoeravtaler og forvaltningsavtaler — paa ett sted. Tagd haandterer volumet og ekstraherer all relevant informasjon automatisk, uansett om avtalene er skannede PDF-er eller Word-dokumenter.