Excel vs. Contract Management System: Naar er det paa tide aa bytte?

Excel er universelt, fleksibelt og gratis. Det er derfor de fleste selskaper starter der med avtalehaandteringen. Men det finnes en grense for hva et regneark kan gjoere — og den grensen naas raskere enn man tror.

Naar Excel fungerer

For et lite selskap med 10–20 avtaler kan Excel vaeere tilstrekkelig. Dere lager en liste med kolonner for motpart, startdato, sluttdato og beloep. Én person er ansvarlig for aa holde den oppdatert. Det fungerer — saa lenge den personen aldri glemmer, aldri bytter jobb og aldri er syk.

5 tegn paa at dere har vokst ut av Excel

• ⚠ Mer enn 50 avtaler — listen blir vanskelig aa faa oversikt over og filtrere
• ⚠ Flere personer trenger tilgang — versjonskonflikter og risiko for at data overskrives
• ⚠ Dere gaar glipp av datoer — det finnes ingen automatisk paaminnelsesfunksjon
• ⚠ Dokumentene ligger separat — Excel inneholder metadata men ikke selve avtalene
• ⚠ Dere stoler ikke paa dataene — ingen vet om listen er komplett eller korrekt

Hva et CMS gir dere som Excel ikke kan

• ✓ Automatisk ekstraksjon — data hentes direkte fra avtaledokumentene, ikke manuell inntasting
• ✓ Soekbarhet — soek i hele avtaleteksten, ikke bare i kolonneoverskrifter
• ✓ Overvaaking — automatiske paaminnelser foer oppsigelsesdatoer og fornyelser
• ✓ Sporbarhet — se hvem som endret hva og naar
• ✓ Integrasjoner — koble avtaler mot oekonomisystemer og andre verktoy

"Vi hadde et Excel med 200 rader. Det tok oss én dag aa migrere til Tagd — og vi fant 30 avtaler som ikke fantes i listen."

Migreringen trenger ikke aa vaeere vanskelig

Det vanligste hinderet for aa bytte er frykten for at migreringen skal ta for lang tid. Med Tagd laster dere opp eksisterende dokumenter og eventuelle Excel-lister. AI-en matcher og beriker automatisk — dere trenger ikke aa taste inn data manuelt.