I denna artikel så ger vi dig en översikt i vad en policy för avtalshantering bör innehålla. Du har även möjligheten att ladda ner vår policymall för att få en flygande start.
Att ha en korrekt hantering av organisationens avtal är A och O. Vi vet att det kan låta tråkigt, men en framgångsrik avtalshantering börjar med en solid policy.
Rätt behandlade så är avtal en tillgång för organisationen, men utan kontroll och översikt så kan de också vara en källa till risker, både för compliance och ekonomi. Det är extra viktigt att få kontroll på områden som syfte, omfattning, ansvar, avtalsprocedurer, arkivering, rapportering och risker.
Innan vi fortsätter: Vill du ladda ner vår policy-mall för avtalshantering?
I denna artikel så går vi igenom de olika områdena som en policy för avtalshantering bör innehålla. Om du vill ladda ner vår kostnadsfria mall för avtalshantering så klickar du på knappen nedan. Flygande start garanterad!
Policyer, Regler och Standard Operating Procedures – vad är skillnaden?
Det finns flera olika nivåer av riktlinjer inom organisationer. Hur dessa definieras och vem som fattar beslut kring dem skiljer sig åt. Policyer ändras sällan och de sätter oftast de allmänna vägledande principerna.
Nästa nivå efter policyer är riktlinjer som mer ses som rekommendationer. Standard Operating Procedures (SOP), eller Standardiserade Procedurer på svenska, är detaljerade regler för hur man steg för steg arbetar med ett uppdrag. Policyer beslutas ofta av styrelsen medan riktlinjer och SOP:er delegeras till avdelningar eller särskilda områdesansvariga.
Huvudområden som policyn för avtalshantering bör innehålla
Nu kommer vi gå igenom och kort beskriva de vanligaste områdena som policyn bör innehålla. När du använder dig av vår mall får du tillgång till färdigskrivna exempeltexter.
Syfte
Denna del i policyn beskriver mål och syfte med avtalshanteringen. Fokus är bland annat på sund ekonomisk förvaltning, hantering av risker, regelefterlevnad samt effektiva processer.
Omfattning
Här beskrivs vad policyn gäller för, det vill säga avtal och förnyelser av dem, samt all personal som är involverad.
Vägledning, tolkning och kontroll
I denna del behandlas riktlinjer och struktur för ledning, granskning, undertecknande och utförande för avtalsprocessen.
Policy
Här gås ramar och principerna igenom för att alla avtal ska utföras i enlighet med gällande lag och företagets policyer och SOP:er.
Avtalsansvarig och Contract Manager
Denna del hanterar roller och ansvar kopplat till avtalshanteringen, både på en övergripande nivå och daglig avtalshantering.
Framtagande och granskning av avtal
Här beskrivs användandet av standardiserade avtalsmallar och hur avvikelser ska hanteras. Ansvarsområden inom organisationen och dess involvering i olika typer av avtal beskrivs också.
Behörighet att underteckna avtal
Denna sektion klargör att endast behöriga firmatecknare får underteckna avtal. Ansvaret för organisationens avtalshanteringsansvarig i relation till detta beskrivs också.
Arkivering av avtal
Här beskrivs hur avtalen ska hanteras efter signering. Fokus ligger på korrekt systemstöd som underlättar avtalshanteringen och minskar risken för felaktigheter.
Rapportering
Här presenteras områden och tågordning för hur avtalsansvarig kan rapportera avtalshanteringen inom organisationen och vilka KPI:er som kan användas.
Ansvar
I sista sektionen beskrivs fastställandet av policyn och ansvarsfördelningen för avtalshanteringen.
Var det mycket på en gång?
Vi vet att det kan verka överväldigande mycket att hålla koll på i samband med avtalshantering. Vårt råd är att ladda ner vår policymall och sedan höra av dig till oss, så visar vi dig hur Tagd kan göra din avtalsvardag ljusår smidigare.